Тема
Кто что видит: страны и подразделения
Для кого: ВладелецАдминистраторАудитор (просмотр)
Для чего
Каждый сотрудник видит не все данные компании, а только те, к которым ему дали доступ. Доступ привязан к структуре из раздела «Организация»: стране, юридическому лицу или бизнес-подразделению. Статья объясняет, как это работает, чтобы вы понимали, почему у двух коллег разные списки клиентов и заказов.
Как это устроено
Администратор назначает сотруднику роль и область действия этой роли. Область бывает такой:
| Область | Что видит сотрудник |
|---|---|
| Вся компания | Все страны и подразделения. По умолчанию у владельца, администратора и аудитора |
| Страна | Все подразделения этой страны |
| Юридическое лицо | Подразделения страны этого юрлица |
| Регион | Подразделения страны региона |
| Бизнес-подразделение | Только это подразделение |
| Площадка | Только подразделение, которому принадлежит площадка |
Если у сотрудника несколько назначений, действует самое широкое: узкое назначение не урезает широкое. Если назначений нет совсем, он не видит ничего.
Назначение ролей и областей делается в Администрирование → Пользователи (см. Администрирование).
Как сделать
Как понять, почему сотрудник не видит запись
- Посмотрите, к какому подразделению относится запись: в списках клиентов, поставщиков и товаров есть колонка «Бизнес-подразделение».
- Откройте Организация и найдите это подразделение: на вкладке «Бизнес-подразделение» видно его юрлицо, а на вкладке «Юридическое лицо» — страну.
- Сравните с областью действия сотрудника в «Администрировании». Если запись в другой стране или подразделении, которого нет в области, сотрудник её не увидит.
Как выдать доступ к ещё одному подразделению
- Откройте Администрирование → Пользователи.
- Добавьте сотруднику ещё одно назначение роли с областью «Бизнес-подразделение» или шире.
Свои права и области сотрудник сам изменить не может.
Особенности
- Данные делятся не только в интерфейсе. Ограничение проверяет сервер при каждом запросе: чужая запись не откроется ни по ссылке, ни через поиск, ни в итогах отчётов. Попытку открыть чужое записывают в журнал.
- Страна — внешняя граница. Сотрудник одной страны не видит записи другой, даже если подразделения называются похоже.
- Подразделение — внутренняя граница. Когда роль назначена на конкретное подразделение, сотрудник видит только его клиентов, поставщиков, товары, заказы и оборудование, даже если в стране есть другие подразделения. Когда роль назначена на страну или выше, он видит все подразделения страны.
- Переключатель подразделения. В CRM, на складе и других разделах вверху страницы стоит выбор подразделения. Он показывает только доступные вам подразделения; если оно одно, переключателя нет.
- Общие справочники. Валюты, единицы измерения, компании и страны видны всем авторизованным сотрудникам: они не делятся по подразделениям.
- Коды уникальны на всю компанию. Нельзя создать клиента, поставщика или товар с кодом, который уже занят в другой стране, хотя саму запись вы не увидите.
- Нет доступа ни к одному подразделению. Вместо списков вы увидите сообщение, что нужно обратиться к администратору и получить роль с подходящей областью.
Частые вопросы
Директор страны видит данные соседней страны? Нет, только если у него есть назначение с областью «Вся компания» или назначение на обе страны. Тогда он видит объединение.
Сотрудник видит подразделение в переключателе, но список пуст. Скорее всего, у подразделения ещё нет записей этого типа, либо активен фильтр. Проверьте фильтры и счётчик «Показано N из M».
Подразделение в архиве: что с доступом? Назначение на архивное подразделение ничего не показывает, ошибки при этом нет.