Тема
Справочники
Справочники — это общие списки, из которых берут данные все остальные разделы: клиенты, поставщики, товары, оборудование, валюты, единицы измерения. Если справочник заполнен аккуратно, в заказах, складе и отчётах не будет дублей и расхождений.
Открывается через пункт меню Справочники. Первая страница — «Обзор»: плитки с числом записей по каждому справочнику (нажмите на плитку, чтобы перейти), общее число записей, диаграмма «Записи по справочникам» и диаграмма «Товары по типу».
Что входит в раздел
| Справочник | Что там | Меню | Статья |
|---|---|---|---|
| Клиент | Паспорт клиента: реквизиты, профиль, условия, контакты, адреса; объединение дублей | Справочники → Каталоги → Клиент | Клиенты в справочниках |
| Поставщик | Карточка поставщика, ассортимент, условия, заказы, документы, качество | Справочники → Каталоги → Поставщик | Поставщики, Заказы поставщикам |
| Товар | Единый список товаров, паспорт, цены, характеристики | Справочники → Каталоги → Товар | Товары и характеристики |
| Оборудование | Модели оборудования (спецификации) | Справочники → Каталоги → Оборудование | Модели, бренды и типы |
| Справочные данные | Валюты, курсы, единицы, типы и бренды оборудования, сорта кофе | Справочники → Данные → Справочные данные | Справочные данные, Курсы валют |
| Импорт / экспорт | Массовая загрузка и выгрузка в JSON | Справочные данные, вкладка «Импорт / экспорт» | Импорт и экспорт |
В меню «Справочники → Данные» рядом стоит пункт «HR и персонал»: сотрудники описаны в разделе HR.
Как пользоваться справкой
- Хочу понять, чем справочник клиентов отличается от CRM, найти клиента, объединить дубли: Клиенты в справочниках.
- Хочу завести поставщика и зафиксировать его условия и цены: Поставщики.
- Хочу оформить заказ поставщику и принять его на склад: Заказы поставщикам и приёмка.
- Хочу добавить товар, штрихкод, характеристику: Товары и характеристики.
- Хочу добавить валюту, единицу измерения или сорт кофе: Справочные данные.
- Хочу загрузить много записей сразу или выгрузить справочник: Импорт и экспорт.
- Хочу добавить модель, бренд или тип оборудования: Модели, бренды и типы оборудования.
С чего начать
0 из 6
Кому что доступно
Доступ делится по областям. По умолчанию:
| Роль | Что видит и может |
|---|---|
| Владелец, Администратор | Все справочники целиком: смотреть, добавлять, менять, архивировать, объединять, импортировать и выгружать |
| Закупщик | Поставщики и их карточки: контакты, ассортимент, условия, заказы, задачи; документы без изменения |
| Финансист | Финансы поставщиков |
| Менеджер по продажам и другие роли CRM | Клиентов смотрят и меняют в CRM; справочники в меню им не нужны |
| Аудитор | Только просмотр |
Фактические права вашей учётной записи могут отличаться: их назначают отдельно (см. Администрирование).
Что важно знать
- Данные делятся по странам и подразделениям. Клиенты, поставщики и товары принадлежат бизнес-подразделению. Вы видите записи доступных вам стран и подразделений, см. Кто что видит. Код записи при этом уникален на всю компанию.
- Удалять нельзя, архивировать можно. Архивная запись не предлагается в выборе, но остаётся в документах, где уже использована.
- Источник записи. Многие клиенты и товары приходят из 1С; такие записи помечены (например, «Из 1С» в товаре), а часть полей меняется только обменом.
- Списки запоминают поиск, сортировку и фильтры на время сеанса.