Тема
Данные из 1С
Для кого: ВладелецАдминистратор
Для чего
1С присылает несколько видов файлов. Система сама определяет вид по содержимому и разбирает его по своим правилам. Статья объясняет, что куда попадает, в каком порядке загружать и как работают правила, которые чаще всего вызывают вопросы: дубли номеров, отсутствующие товары, акты и взаиморасчёты.
Работать с файлами вы будете на вкладке «Обмен с 1С»: см. Обмен с 1С.
Что приходит из 1С
| Файл | Что создаётся и обновляется | Где потом смотреть |
|---|---|---|
| Каталог и предложения | Товары (код, название, единица, штрихкод, артикул, группа), оптовая цена с историей, остаток | CRM → Ассортимент, раздел «Справочники» |
| Организации | Юридические лица, привязанные к подразделению | Организация |
| Контрагенты | Клиенты (покупатели) и поставщики | CRM → Клиенты, раздел «Справочники» (поставщики) |
| Договоры | Договоры с покупателями и поставщиками | Карточка клиента или поставщика |
| Расходные накладные | Накладные и заказы клиентов | CRM → Заказы, вкладка «Накладные» |
| Акты выполненных работ | Услуги и аренда клиентов | Карточка клиента, вкладка «Услуги и аренда» |
| Взаиморасчёты | Долг, аванс, просрочка по договорам | CRM → Дебиторка |
Как сделать
В каком порядке загружать данные
0 из 6
Порядок важен: запись, которая ссылается на ещё не загруженную, отклоняется. Если вы нарушили порядок, загрузите недостающее и запустите импорт отклонённого файла заново.
Как сопоставить группы 1С с типом и категорией товара
- Откройте вкладку «Соответствие групп 1С». Группы появятся после первого импорта каталога.
- Для каждой группы выберите «Тип товара» и при необходимости «Категорию».
- Нажмите «Сохранить» в строке. Строки без типа помечены «Не сопоставлено», внизу — их количество.
Пока группа не сопоставлена, новые товары из неё загружаются с типом «Готовая продукция» и без категории. Они видны в системе, а категорию можно донастроить позже. Сопоставление действует на новые товары.
Особенности
Каталог
- Товар определяется по идентификатору 1С. Есть такой товар — он обновляется, нет — создаётся. Цена хранится с историей изменений, остаток приводится к значению из последнего файла.
- Если код товара совпал с другим товаром, у которого иной идентификатор 1С, строка отклоняется как ошибка, остальные продолжают загружаться.
- Товары, которых нет в новой выгрузке, не удаляются и не отключаются.
Контрагенты
- Клиент ищется по идентификатору 1С, затем по ИНН вместе с КПП, затем по коду. Не найден — создаётся.
- Обновляются только поля, которые приходят из 1С. Канал сбыта, менеджер, статус в CRM и другие поля CRM не меняются. Пустое значение не стирает заполненное.
- Контрагент с пометкой удаления или «Недействителен» переводит клиента в архив; снятие пометки возвращает его.
- Вид «Юридическое лицо» даёт клиента типа B2B, «Физическое лицо» — B2C.
- Запись с признаками «Покупатель» и «Поставщик» создаёт две отдельные карточки.
Договоры и организации
- Договор принадлежит ровно одной стороне: клиенту или поставщику. Если сторона не найдена, запись отклоняется.
- Подразделение договора определяет адрес обмена. Организация договора должна входить в организации этого подразделения.
- Договор с пометкой удаления становится «недействующим»: его нельзя выбрать в новых заказах, но старые заказы остаются.
- Организации превращаются в юридические лица. Дата закрытия, ручной статус и привязка к подразделениям, заданные вручную, импортом не меняются.
Накладные и дубли номеров
- Накладная определяется идентификатором 1С, а не номером. Одинаковые номера в 1С — не ошибка: накладная не отклоняется из-за занятого номера, а заказ сохраняет номер из 1С. Номера заказов QAVE в подразделении остаются уникальными.
- Если раньше накладные отклонялись из-за номера, достаточно, чтобы 1С прислала файлы заново: пропущенные накладные загрузятся, уже загруженные не задвоятся.
- Накладная создаёт или обновляет заказ (клиент, договор, точка). Склад она не двигает и остатки не меняет. Оплата, доставка, скидки и маржа из 1С не приходят, поэтому статус оплаты таких заказов по данным обмена определить нельзя.
- Непроведённая или помеченная на удаление накладная не создаётся; принятая ранее становится «Отменена». Физически накладные не удаляются.
Отсутствующие товары
Если в накладной есть товар, которого нет в каталоге, система создаёт его сама: с кодом вида 1С-…, типом «Прочее» и единицей «Штука», в подразделении накладной. Накладная при этом принимается, а в отчёте об импорте и в «Проверке файла» сказано о созданных товарах. Позже каталог из 1С обновит этот товар по идентификатору, дубля не будет. Строка без идентификатора товара отклоняется.
Акты выполненных работ
Акты (аренда кофемашин, ремонт, обучение) принимаются так же, как накладные, но заказ для них не создаётся. Они входят в оборот клиента отдельной строкой («в т.ч. услуги (акты)»), а на карточке клиента появляется вкладка «Услуги и аренда» (видна тем, у кого есть доступ к клиенту и к финансам). Аренда считается действующей, если последний акт не старше двух календарных месяцев. Чтобы акты начали приходить, администратор 1С должен включить их в обмен.
Взаиморасчёты
- Файл взаиморасчётов сопоставляется с договорами. На договор хранится долг, аванс, просрочено, не просрочено и дата среза.
- Если в файле отмечен полный снимок, остатки договоров подразделения, которых в файле нет, обнуляются. Файл со срезом старше уже принятого не применяется.
- «К оплате» по клиенту = долг минус аванс, но не меньше нуля. Если аванс больше долга, это аванс, который мы должны клиенту.
- Суммы показываются в валюте учёта файла; подразделения и валюты не смешиваются. Видеть дебиторку можно при праве на чтение финансовых отчётов.
Частые вопросы
Товары из новой группы пришли без категории. Сопоставьте группу на вкладке «Соответствие групп 1С». Уже загруженные товары исправьте вручную.
Накладные есть, а в карточке клиента нет вкладки «Услуги и аренда». У вас нет доступа к финансам клиента, либо 1С ещё не присылала акты.
Почему у заказа из 1С не видно оплаты? Файлы 1С не содержат данных об оплате. Долг по клиенту смотрите в Дебиторке.
Данные одного подразделения попали в другое. Подразделение определяется адресом обмена. Проверьте, что в 1С указан адрес именно того подразделения.